5 dicas para organizar uma reunião produtiva

Pode ser uma pequena lanchonete ou uma grande administradora. Não importa o tamanho da empresa. Se tem funcionários, precisa de entrosamento profissional. Logo, são necessárias as famosas reuniões. A questão é que ao invés de utilizar o espaço para organização, muitos acabam apenas perdendo tempo com os encontros. Mas como fazer uma reunião produtiva?

“A tribo reunia-se em um círculo para conversar. Todos falavam e depois, mesmo sem tomarem decisão, todos sabiam o que fazer, pois entenderam-se uns aos outros.”
(David Bohm)

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Crédito: MDGovpics via VisualHunt.com / CC BY

 

Listamos, abaixo, 5 dicas para você organizar uma reunião produtiva:

1- Selecione o público

Avalie quem deve participar, seja para acrescentar algo ao grupo ou apenas para se informar. Evite presenças desnecessárias. Quanto mais gente desinteressada, mais bate-papo e menor o foco de todos nas mensagens a serem transmitidas.

2- Defina o roteiro

Distribua a todos os presentes um roteiro esclarecendo como funcionará a reunião. No mesmo documento mencione os motivos e os objetivos do encontro.

3- Divida em tópicos

Separe a reunião por assuntos e controle-a para que o público se atenha ao que estiver sendo discutido.

4- Estabeleça tempos fixos

Defina tempo para as falas dos participantes. Estabeleça, também, um tempo de duração total da reunião e encerre-a se observar que o objetivo já foi alcançado.

5- Esclarecer a decisão

Antes de encerrar, é necessário ler um resumo das metas acertadas e se certificar de que todos entenderam bem quais devem ser seus próximos passos.

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